1. Forskningsinfrastrukturers ledning och styrning

Värdorganisationen för forskningsinfrastrukturen bör alltid utveckla tydliga regelverk och riktlinjer för hur externa användare kan få tillgång till forsknings­infrastrukturen. Detta kan inkludera processer för ansökan, bedömning av användarförslag och tilldelning av resurser. Omfattningen av de regleringarna kan variera allt beroende på vilken forskningsinfrastruktur som det rör sig om (lokal, central, distribuerad, nationell, myndighetsbaserad eller ägd av privaträttsligt subjekt) samt användarens behov av utbildning och service eller tjänster och så vidare.
Externa användares tillgång till en forskningsinfrastruktur vid ett lärosäte styrs av de regelverk eller kriterier som ett lärosäte internt har satt upp för dess användning, exempel på detta finns vid till exempel KTH, Umeå universitet och Göteborgs universitet.

Exempel och mer information

Flera forskningsinfrastrukturer har regelverk och villkor inklusive mallavtal tillgängliga på sina hemsidor, se till exempel MAX IV³ och SciLife Lab⁴ samt Myfab:s⁵ respektive hemsidor. Dessutom finns olika former av avtal mellan lärosätet där forskningsinfrastrukturen finns och en extern part om nyttjandet av tjänst, till exempel genom samarbetsavtal, uppdragsforskning, konsortialavtal, eller ett på annat sätt överenskommen tillgång till forskningsinfrastrukturen. Goda exempel på avtalsmallar för de ändamålen återfinns exempelvis på Lunds universitet⁶.

Externa användare kan få tillgång till en forskningsinfrastruktur på flera sätt. I regel utför anställda hos den externa användaren arbetsuppgifter vid forskningsinfrastrukturen inom ramen för sin anställning. Det är därmed den externa organisationen som har arbetsgivaransvaret för sina anställda såvida inget annat framgår i avtal och/eller i lag eller förordning.

I många fall behöver externa användare olika former av stöd och service (tjänst) för att underlätta användningen av forskningsinfrastrukturen, inklusive tillgång till laborativa lokaler eller spetskompetens. Det är viktigt att skilja dessa tjänster från exempelvis uppdragsforskning eller andra avtalstyper (se avsnitt 3.2). Det är värdorganisationen för en forskningsinfrastruktur som fastställer villkoren för de tjänster som tillhandahålls.

Det är viktigt att se till att både den externa användaren och värdorganisationen kan fullgöra sina skyldigheter enligt gällande regelverk eller avtal, inklusive hantering av information och immateriella rättigheter samt upprätthållandet av konfidentialitet. Frågor som rör anställning, tjänster och sekretess regleras i avtal eller villkor för den externa användarens tillgång till forskningsinfrastrukturen vilket diskuteras i Kapitel 2.

Systematiskt arbetsmiljöarbete görs enligt gällande lagar, förordningar samt föreskrifter och riktlinjer som fastställs av värdorganisationen för forskningsinfrastrukturen. En inventering av risker innebär identifiering och dokumentation av fysiska, organisatoriska och sociala risker. Detta görs regelbundet, och kan även inför nya projekt eller förändringar av olika slag.

Genom en kontinuerlig process för riskbedömning kan olika aspekter, såsom organisation, kompetens och erfarenhet, arbetsmetoder, ensamarbete, utrustningens och arbetsplatsens utformning, samt rutiner och instruktioner såsom hantering av kemikalier och brandfarliga material, vägas samman.

Dessa bedömningar kan leda till att åtgärder vidtas för att hantera de utmaningar som är kopplade till att tillåta extern tillgång till forskningsinfrastrukturen, både för arbetsmiljö såväl som säkerhet.

Säkerhetsåtgärder är avgörande för att skydda både den externa användaren och forskningsinfrastrukturen. Det kan innebära att tillhandahålla åtkomstkontroller för att säkerställa att endast behöriga användare har tillgång till kritiska resurser och utrustning. Dessutom kan säkerhetsutbildning och följsamhet med säkerhetsprotokoll vara obligatoriskt för alla användare för att minimera risken för olyckor eller incidenter.

Frågor som rör arbetsmiljö och arbetsmiljöansvar, särskilt vid distribuerade forskningsinfrastrukturer⁷, ska vara reglerade mellan parterna innan den externa användaren tillåts att använda forskningsinfrastrukturen, se vidare avsnitt 3.1. Värdorganisationen har ansvaret för samordning av arbetsmiljöarbetet vid gemensamma arbetsställen enligt arbetsmiljölagen⁸, vilket innebär att de måste säkerställa att alla riskbedömningar och säkerhetsdokument är tillgängliga för både anställda och externa användare vid forskningsinfrastrukturen.

För externa användare av vissa forskningsinfrastrukturer är det viktigt med utbildning i bland annat säkerhet⁹, kemikaliehantering, renrumsbeteende och andra praktiska frågor, samt administrativa föreskrifter (bokning, loggning, riskhantering) före och under sin vistelse vid forskningsinfrastrukturen. Det kan också krävas utbildning i användning av mer avancerad utrustning. Det är vanligt att dessa krav måste uppfyllas för att en extern användare ska få oberoende tillgång till forskningsinfrastrukturen. Ibland kan tillgång till dessa specialmiljöer vara förbehållen enbart anställda vid forskningsinfrastrukturen.

En tydlig ansvar- och uppgiftsfördelning mellan närmaste chef och en föreståndare/motsvarande ansvarig för en forskningsinfrastruktur kan underlätta både strategisk utveckling och det operativa arbetet.

Ledningen för en myndighet ansvarar för att det finns en process för intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Riskanalysen bör återspegla de regelverk och uppdrag som gäller för statliga lärosäten. Den ska också belysa de möjligheter och hinder som påverkar möjligheten att uppnå lärosätets egna mål och ambitioner. Ytterligare riktlinjer för intern styrning och kontroll specificeras vanligtvis i lärosätets arbetsordning, delegationsordning och andra fastställda föreskrifter och riktlinjer.

Kammarkollegiet tillhandahåller ett metodstöd för riskhanteringsarbete vid en statlig myndighet på sin webbplats. Detta stöd innefattar olika kapitel med specifika frågor som kan användas för att genomföra en omfattande riskanalys. Verksamheten kan med detta stöd vidta lämpliga åtgärder för att begränsa risker och förebygga skador eller förluster. Denna riskhantering utgör grunden för den verksamhetsförsäkring som myndigheten har hos Kammarkollegiet.

Genom att reglera försäkringsfrågor och ansvarsbegränsningar kan både värdorganisationer och externa användare säkerställa att de är skyddade och att eventuella risker hanteras på ett adekvat sätt. Detta bidrar till en trygg och effektiv användning av forskningsinfrastrukturen för såväl anställda som externa användare.

Värdorganisationen bör klargöra sina ansvarsbegränsningar för skador som kan uppstå under externa användares användning av forskningsinfrastrukturen. Det kan också vara nödvändigt att ange förbehåll för specifika situationer, till exempel om ett experiment inte ger förväntade resultat eller om det inträffar intrång i immateriella rättigheter. Dessutom kan värdorganisationen friskriva sig från ansvar för eventuella avbrott i tillgängligheten till forskningsinfrastrukturen (force majeure).

Som en del av försäkringsrutinerna/-processen ska värdorganisationen säkerställa att den externa användaren har tagit del av gällande ansvarsbegränsningar och att användaren själv ansvarar för att ha ett tillräckligt försäkringsskydd för att täcka eventuella risker och skador som kan uppstå vid användning av forskningsinfrastrukturen, både på plats och på distans.

För statliga lärosäten är det Kammarkollegiet som försäkrar verksamheten, studenter, utländska besökare och statsanställda. En verksamhetsförsäkring täcker egendom, följdskador och ansvar med årliga försäkringsvillkor och premier. Varje forskningsinfrastruktur rekommenderas att ta kontakt med den som har ansvar för verksamhetsförsäkring inom sin respektive organisation, för en genom gång av villkor samt eventuellt behov och villkor för tilläggsförsäkringar (egendom utland, PVF, konstföremål, museala föremål, annans egendom, TIK). Utöver den ordinarie verksamhetsförsäkringen finns det även särskilda försäkringar för skog, skepp, luftfartyg som myndigheten äger eller använder för statens räkning samt även en konsultansvarsförsäkring i det fall myndigheten har tagit på sig ett sådant uppdrag.

För gäster samt försöks- och testpersoner som deltar i lärosätets verksamhet finns det olika försäkringslösningar tillgängliga genom Kammarkollegiets försäkringsvillkor, bland annat för utländska besökare (FUB) som en myndighet har ett försäkringsansvar för, gäster (med svenskt personnummer) som medverkar i verksamheten eller som försöks- och testpersoner (särskilt personskadeskydd SPS). För deltagare i forskning som försöks- och testpersoner behöver det undersökas vilken försäkringslösning som behöver tecknas.

Det är också viktigt att reglera andra aspekter av begränsningar i ansvar, vilka kan inkludera:

• Ansvar för skada eller förlust som orsakats genom väsentligt brott mot någon bestämmelse för tillträde till forskningsinfrastrukturen och/eller genom grov vårdslöshet eller en uppsåtlig handling eller underlåtenhet.
  
• Att ansvaret inte omfattar ersättning för indirekta förluster eller följdskador, inklusive, men inte begränsat till, förlust till följd av straffskadestånd eller avtalsvite, utebliven vinst, utebliven intäkt, förlust av kontrakt, förlust till följd av oförmåga att använda resultaten som avsett, förlust till följd av minskning eller stopp i omsättning eller produktion, eller liknande förlust eller skada. Det totala skadeståndsansvaret kan begränsas till ett visst värde av ett projekt eller till ett angivet belopp.
  
• Den externa användaren har fullt ansvar för eventuella skador på sina egna anställda.
  
• Den externa användaren är ansvarig för alla kostnader i samband med transport av utrustning, instrument etcetera från sina lokaler till forsknings­infrastrukturen. Transporterna bör ske inom ramen för DDP Incoterm (med relevant år angivet).
  
• Ansvar för skador orsakade av grov vårdslöshet eller uppsåtlig handling, med undantag för ansvarsbegränsningar i specifika situationer och tydliggörande av att den externa användaren ansvarar för sina egna anställdas skador och transportkostnader.